МЕТОДИКА СТВОРЕННЯ ОФІСУ УПРАВЛІННЯ ПРОЄКТАМИ

Анотація

У сучасному конкурентному бізнес-середовищі ефективне управління проєктами стає необхідною умовою для успішної діялності підприємств. Офіси управління проєктами, є важливим для цього інструментом управління, адже їхня діяльність спрямована на стандартизацію методів управління проєктами та оптимізацію розподілу ресурсів. Офіс управління проєктами забезпечує стратегічне керівництво і підтримку управління портфелем проєктів, що є критично важливим для досягнення високих результатів.

 Серед міжнародних дослідників можна виділити ряд робіт, що сконцентровані на передумовах створення та особливостях розбудови офісу управління проєктами. Pinto G., De Brito Mello L., Spiegel T. [1] аналізують кращі практики його імплемінтації. Автори аналізують ряд випадків, де офіси управління проєктами були імплементовані в організаціях з різним ступенем успішності, і вказують на ключові фактори успіху, такі як адаптація структур до специфіки організацій, залучення топ-менеджменту та забезпечення відповідних ресурсів для офісу управління проєктами. Spelta A., Albertin A. [2] фокусуються на офісах управління проєктами в ІТ-секторі, пропонуючи специфічну модель для їх створення. Sithambaram J., Bin Md Nasir M., Ahmad R. [3] фокусуються на вивченін факторів, що впливають управління проєктами в контексті гнучких методологій. Особливий акцент робиться на адаптивність управлінських структур і необхідність інтеграції гнучких підходів в стандартні процедури офісу управління проєктами. Karayaz G., Gungor O. [4] розглядають ряд випадків успішного впровадження офісу управління проєктами у різних організаціях в Туреччині. Автори акцентують увагу на стратегічній відповідності між бізнес-цілями організації та проєктним управлінням, вказуючи на те, що офіс управління проєктами виступає ключовим елементом у досягненні цих цілей. Ward J., Daniel E. [5] аналізують, яким чином офіс управління проєктами можє сприяти підвищенню прозорості, контролю, а також координації проєктів, що призводить до покращення результатів проєктів

 На наш погляд, створення офісу упраління проєками є складним процесом, що вимагає глибокого аналізу підприємства та його діяльності, планування та впровадження нових інструментів управління. Першим кроком є визначення його основних цілей та функцій, які можуть включати підвищення ефективності проєктів, краще управління ресурсами та зниження ризиків, швидкість реалізації масштабних задач. Одразу після цього необхідно здійснити аналіз стейкхолдерів, що покликано ідентифікувати основних стейкхолдерів і їх очікування, а також розробити план ефективного спілкування з ними. Директор, генеральний директор, або операційний директор, який управляє операційною діяльністю компанії, як правило, є основним замовником роботи офісу управління проєктами. В більшості випадків офіс управління проєктами створюється як його інструмент  управління, і з ним необхідно узгодити основні цілі і задачі,  пріоритети в роботі офісу управління проєктами, план впровадження проєктного управління. Важливо також розуміти потреби основних підрозділів підприємства, їх керівників та працівників при впровадженні проєктного управління.

На наступному етапі необхідно розробити основні процеси управління проєктами та стандарти для документування, звітності та оцінки проєктів, що мають бути позначені в методології управління проєктами підприємства. Перш за все необхідно визначити, що на даному підприємстві буде вважатися проєктом, і визначити типи проєктів, управління якими буде здійснюватися через офіс управління проєктами, та рамки застосування поректного управління. Необхідно визначити ключові показники проєктів, які необхідні стейкхолдерам і керівникам проєктів та ступінь формалізації проєктів та шаблони, які основні процеси будуть в управлінні проєктами, та як по проєктам будуть прийматися рішення.

Важливим етапом є розробка структури та визначити ресурсів для офісу управління проєктами, включаючи формування команди, вибір інструментів та підготовка бюджету.

Імплементація офісу управління проєктами зазвичай починається з пілотного проєкту з впровадженням вибраних проєктів одного типу, що дозволяє оцінити ефективність розроблених методів і процесів. На основі зворотного зв'язку від учасників проєкту і керівників підприємства, процеси та методології мають бути оптимізовані для подальшого впровадження в інші типи проєктів та програми організації.

Завершальним етапом є масштабування офісу управління проєктами та постійний моніторинг його ефективності через визначені показники успіху (KPI). KPI  - це кількісно виражені метрики, за якими можна визначити результати окремого проєкту і портфелю проєктів, та оцінити ступінь успіху. Найбільш поширеними показниками, за якими оцінюють виконання проєкту чи сукупність проєктів в портфілі проєкту це: обсяг виконаних робіт, строк виконання робіт, витрати (бюджет) робіт, а також показники якості, характерні для цього типу проєктів та галузі. Це дозволяє не лише відстежувати прогрес, а й шукати можливості для постійного вдосконалення процесів та функцій офісу вправління проєктами, забезпечуючи їхню актуальність та ефективність у динамічному бізнес-середовищі.

Поданий алгоритм розбудови офісу управління проєктами систематизовано в Табл.1.

Таблиця 1

Алгоритм створення ОУП в сучасних умовах

Крок

Коментарі

1. Визначення цілей та функцій офісу управління проєктами

-       Цілі: Визначити, чому організації потрібен офіс управління проєктами. Це може включати підвищення ефективності проєктів, краще управління ресурсами, зниження ризиків тощо.

-       Функції: Визначити, які функції він буде виконувати. Наприклад, підтримка проєктних менеджерів, стандартизація процесів, звітність, тренінги та методологія.

2. Аналіз стейкхолдерів офісу управління проєктами

-       Ідентифікація: Визначити основних стейкхолдерів і їхні очікування від офісу вправління проєктами.

-       Визначити потреби СЕО як основного замовника роботи офісу управління проєктами. Погодити з ним цілі і задачі, пріоритети офісу управління проєктами, та план впровадження.

- Комунікація: Розробити план комунікації зі стейкхолдерами для забезпечення їх підтримки та врахування їхніх інтересів.

3. Розробка процесів та стандартів офісу управління проєктами

-       Визначити що буде визначатись проєктом на даному підприємстві. Визначити типи проєктів які існують (можуть існувати) в компанії і їх специфіку.

-       Визначити ключові показники проєктів та портфеля проєктів, які необхідні основним стейкхолдерам.

-       Розробка методології: Розробити методологію управління проєктами, яка відповідатиме потребам організації.

- Розробка стандартів: Встановити стандарти документування, звітності, оцінки проєктів та інших ключових процесів.

4. Розробка структури та ресурсів офісу управління проєктами

- Створення команди офісу управління проєктами: Визначити ролі в офісу управління проєктами та необхідні навички для кожної з них, створення оргструктури.

-       Обрання релевантного інструментарію офісу управління проєктами: Вибрати інструменти для планування, контролю та звітності проєктів.

- Складання бюджету: Розробити бюджет офісу управління проєктами, враховуючи витрати на персонал, інструменти, тренінги та інші потреби.

5. Імплементація офісу управління проєктами

- Запуск пілотного проєкту: Запустити проєктне управління на кількох проєктах одного типу для оцінки ефективності розроблених процесів та методологій.

- Збір зворотного зв'язку: Отримати зворотний зв'язок від команд та стейкхолдерів для вдосконалення процесів.

6. Масштабування офісу управління проєктами

- Оптимізація процесів офісу управління проєктами: Враховуючи зворотний зв'язок та результати пілотн их проєктів, оптимізувати процеси.

- Розширення та масштабування: Поступово впроваджувати діяльність офісу управління проєктами в інші проєкти та програми організації.

-  В подальшому можливе створення кількох офісів управління проєктами по різним напрямкам діяльності (ІТ,  операційні проєкти, стратегічні проєкти, і т.д.).

-       Впровадження систем мотивації по проєктам.

7. Моніторинг та постійне вдосконалення офісу управління проєктами

- Моніторинг успіху офісу управління проєктами: За використання KPI та інших метрик відстежувати та аналізувати ефективність його роботи.

-  Удосконалення: Постійно шукати способи для покращення процесів і функцій офісу управління проєктами.

ДжерелоВважаємо, ефективність офісу управління проєктами значною мірою залежить від здатності від вірного визначення цілей і задач впровадження проєктного управління на підприємстві,  завдоволення потреб основних зацікавлених осіб, та адаптації інструментів проєктного управління в процесі розвитку підприємства. Створення і розвиток офісу управління проєктами це ітераційний процес, який як і кожен проєкт вимагає аналізу поставлених цілей і досягнутих результатів, досягнення очікувань зацікавлених осіб і визначеня наступних кроків для розвитку цього інструменту управління на підприємстві.